簽約儀式是商業活動不可缺少的一部分，它有一套比較嚴格的程序及禮節規范，這不僅顯示出簽字儀式的正式、莊重、嚴肅，同時也表明雙方對締結條約的重視及對對方的尊重。簽約儀式在形式上分傳統模式和現在科技模式，簡單來說傳統模式就是大家所熟知的紙質簽約儀式，而現在科技簽約模式就是借助科技產品采用簽約臺簽約或者大屏簽約等。那么，公司簽約儀式的流程是怎樣的呢？杭州活動策劃公司伍方總結出了簽約儀式的策劃要點以及簽約儀式的一般流程安排，下面一起來看看吧。

 

▲簽約場地布置

一、簽約儀式策劃要點

1、確定參與者并準備參與者的服裝

參加簽約儀式的人員一般應派出雙方或多方代表人員，代表大家共同利益。如一方要求未參加談判的人員參加簽約儀式，應事先征求對方意見，并征得對方同意。一般來說，雙方參加簽約儀式是出于禮貌。有時，為了關注商務談判或慶祝談判結果，雙方更高一級的領導也可以前來參加簽約儀式，級別一般是平等的。按照規定，簽署人、簽署人助理及隨行人員在參加簽約儀式時，應穿深色西裝、中山裝或套裙，并穿白襯衫和深色皮鞋。男士還必須打單色領帶，以示正式。出席簽約儀式的禮儀人員和接待人員可以穿著自己的工作服或旗袍等禮儀服裝。

2、準備簽約合同

在正式簽訂合同前，簽約儀式策劃主體應為合同準備提供準確、周到、快捷、精致的便利和服務，特別是負責準備待簽合同的正式合同。當決定正式簽訂合同時，應準備不作任何改動的最終合同。正式簽訂合同的各方通常都應提供一份待簽署合同的副本。必要時，可以向當事人提供另一份副本。在簽訂涉外商務合同時，按照國際慣例，合同應當同時使用合同雙方的官方語言，或者使用國際通用的英語和法語。此外，英語和法語可以同時使用。當用外語寫合同時，應該反復思考，注意措辭。傳統簽約儀式的待簽署合同文本多為精美白紙，可以按大八開的規格裝訂成冊，封面通常會精心設計一番，往往可能會采用皮革、金屬、軟木等高檔材料。

3、優化簽約模式

“電子簽約”是一種簽約儀式新形式，它可以使參與過程更加高效、簡潔?，F場來賓只需用手機掃描現場大屏幕右上角的二維碼即可參與現場簽約儀式。簽約者可以在手機或平板電腦上簽署合同。簽約過程將同步顯示，并在大屏幕上實時呈現。同時，活動組織者可以在后臺定義移動終端的背景、簽約位置和大屏幕的背景。隨著科學技術的不斷發展，“電子簽約”逐漸進入人們的視野。簽約人員可以直接在手機、ipad等電子設備上簽約，并在大屏幕上同步顯示簽約過程，讓所有參與者通過互動大屏感受整個簽約過程。

 

▲簽約儀式進行時

二、簽約儀式流程

1、嘉賓簽到，休息或進入會場

需要會議策劃安排好人員在現場做好相關的指引，快速高效的完成簽到，可以選擇掃碼簽到，現場大屏的簽到墻也能同時作為活動主題或是品牌展示工具。時間大概在30-40分鐘內完成。

2、介紹與會嘉賓、領導

等所有嘉賓入場就坐后，就可以由主持人宣布簽約儀式正式開始，并對此次簽約儀式的領導、嘉賓做一個簡單的介紹，這里的時間控制在2-3分鐘以內。

3、主持人開場白、簽約項目簡介

介紹簽約的項目時間可以長一些，但是也控制在10分鐘以內。

4、簽約、合影

正式簽約儀式環節要注意提前準備好簽約需要用到的道具，可以選擇傳統簽約，或者為了提升品牌形象以及方便后期宣傳，選擇大屏電子簽約，嘉賓上臺在簽約臺上簽到，大屏同步簽名并自動截圖存檔。
 

▲傳統紙質簽約——結束后合影

5、公司負責人、領導發言

簽約完成之后可以安排雙方的負責人、領導進行發言，時間控制在30分鐘之內。

6、記者自由提問

一般重要的簽約儀式都會邀請相關的媒體見證，因此需要安排專門的媒體采訪，時間在20分鐘以內。

7、簽約儀式結束，安排餐飲

今天，杭州活動策劃公司伍方為大家分享的是簽約儀式當天的流程安排，雖然簽約儀式的整個過程所需時間并不長，也不像舉辦宴會活動那樣涉及多方面的工作安排，其程序較簡單，但由于簽約儀式涉及兩個公司之間的關系，而且往往是談判、合作成功的一個標志，有時甚至是歷史轉折的一個里程碑，因此，簽約儀式前期的準備工作也要認真做好，包括簽約儀式的時間地址、嘉賓邀請、場地布置等等。